Tycker du att det är krångligt med alla regler kring representation? More than Finance AB guidar dig och ditt företag, så att allt blir rätt i redovisningen.
Representation är ett samlingsbegrepp för de omkostnader ett företag har i samband med sin verksamhet. Det kan t ex vara utgifter för mat, dryck och teaterbesök. I detta ingår även utgifter som uppstår i samband med olika evenemang som informationsmöten och personalfester. Den främsta regeln att tänka på är att för att få göra avdrag för representation krävs att utgiften har ett omedelbart samband med näringsverksamheten. Det är i princip samma regler för de olika bolagsformerna aktiebolag, enskild firma och handelsbolag.
Hur mycket avdrag får man egentligen göra?
I denna del utgår vi endast från olika typer av representation i momspliktiga verksamheter*.
Representation vid måltider
Avdragsrätten för representationsmåltider som lunch, middag och annan förtäring slopades 1 januari 2017. Vad innebär det? Jo, själva kostnaden för sådan typ av representation skall alltid bokföras som en ej avdragsgill kostnad. Du får emellertid fortsatt lyfta momsen för mat och dryck, till ett värde av maximalt 300 kr per person och tillfälle. Det innebär att om måltiden enbart består av mat och alkoholfri dryck, d v s med momssats 12%, får moms dras av med högst 36 kr per person (12% * 300 kr = 36 kr).
Vad gäller då kring representation och alkohol?
Om du enbart har utgifter för alkoholhaltig dryck, får inget avdrag för moms göras i din inkomstdeklaration. Gäller representationen en måltid som inkluderar alkoholhaltig dryck, är det samma regler som ovan, d v s hela momsen får lyftas upp till 300 kr. Tänk på att mat fortsatt är 12%, medan alkoholhaltig dryck är 25%.
Om kostnaderna överstiger 300 kr och avser både mat och alkoholhaltig dryck, finns två olika sätt att räkna fram hur mycket moms som får dras av.
Alternativ ett är att räkna fram momsavdraget proportionellt utifrån de faktiska kostnaderna för mat och alkohol. Då utgår man från kostnaden exklusive moms.
Alternativ två är att använda sig av ett schablonbelopp för avdraget, vilket är ett lite enklare alternativ. Enligt schablonen får 46 kr per person dras av, oavsett faktiska proportioner mellan mat och alkoholhaltig dryck. Notera att schablonen enbart får användas om kostnaden överstiger 300 kr samt att den faktiska debiterade momsen är minst 46 kr.
Förfriskningar och enklare förtäring
Vid förfriskningar och enklare förtäring, såsom alkoholfri dryck, kaffe, bullar, frukt och enkla smörgåsar som inte ersätter måltid, får avdrag på kostnaden göras till ett värde av högst 60 kr (exkl moms) per person och tillfälle.
Observera att kostnader för dricks aldrig ses som avdragsgill i de här sammanhangen.
Intern representation
I detta område ingår bl a personalvård, utgifter för personalfester, informationsmöten, interna kurser, planeringskonferenser etc.
Gällande personalfester är Skatteverkets riktlinjer att man ej bör göra avdrag för fler än två personalfester per år. Då gäller ett avdrag på 180 kr per person exklusive moms, som kan avse underhållning, lokalhyra etc.
Vid intern representation i samband med styrelsesammanträden, revision, bolagsstämma eller liknande, tillåts avdrag för enklare förtäring och förfriskningar till ett värde av högst 60 kr exklusive moms.
Extern representation
Till extern representation hör omkostnader som uppstår när företaget bjuder utomstående, exempelvis kunder och leverantörer. Enligt Skatteverket krävs att representationen ingår som ett direkt led i affärsförhandlingar.
Extern representation kan vara t ex utgifter för teaterbesök, greenfee vid golfspel och liknande. Avdrag för dessa kostnader får göras till ett värde av maximalt 180 kr exklusive moms.
Representations- och reklamgåvor
Enligt Skatteverkets allmänna råd får avdrag för dessa typer av varor göras med ett skäligt belopp, dock högst 300 kr exklusive moms.
Demonstrationer och visningar
Avdrag av kostnad för enklare förtäring och förfriskningar vid sådana typer av evenemang får göras till ett värde av maximalt 60 kr exklusive moms per person.
Vill du ha hjälp?
Kontakta More than Finance AB om du och ditt företag vill lägga tiden på företagets verksamhet, istället för att läsa regler kring representation.
*Bedriver du en verksamhet som inte har rätt till avdrag för mervärdesskatt gäller samma summor som för en momspliktig verksamhet, plus den moms som utgiften avser.